Há dias em que a lista de tarefas a serem cumpridas parece não ter fim. Pior do que não ver o seu fim, é não saber por onde começar.
Entre os novos empreendedores e freelancers, não é incomum um certo clima de pânico e ansiedade quando o assunto é organização da rotina diária de trabalho. Entre tantas coisas a acontecer ao mesmo tempo e com uma lista interminável de afazeres, parece impossível estabelecer prioridades e chegar ao final do dia sem o peso do acumulado de tarefas.
Para acabar com esta angústia, eis 3 sistemas que o poderão ajudar a tornar-se mais produtivo. Note que não existem soluções mágicas, você deverá tentar as que melhor se adaptam a si, e tentar optimizá-las ao máximo. Ser mais produtivo requer tempo, prática e persistência.
1. Faça primeiro as tarefas que menos gosta
Uma tática comum é começar o dia com a tarefa menos prazerosa de se realizar. Não é fácil começar o dia com o que menos gosta de fazer, mas a satisfação em tirá-lo da lista o quanto antes é recompensadora. Depois, sobram as atividades mais simples e descomplicadas que tomarão menos energia.
Saiba quais são as suas atividades para cada dia.
Seja em papel, ou com uma aplicação do seu smartphone liste as tarefas que precisam ser feitas. Em seguida, classifique-as da menos à mais gratificante e execute-as nesta ordem.
Fazer a sua lista de tarefas deve ser a primeira tarefa do dia, mesmo antes de sair de casa ou de ligar o computador. Também, para o sucesso do seu projeto, concluir tarefas não deve ser algo meramente aleatório. É importante:
Definir os objetivos
Defina claramente os seus objetivos. Se pretende expandir a sua marca e abrir filiais, por exemplo, insira na sua lista as tarefas que o levarão a atingir tal objetivo. Porém, tão importante quanto definir o objetivo, é conhecer as etapas do processo e realizar cada tarefa corretamente. Assim, evita-se perda de tempo e “retrabalho”. Se não puder contar com uma consultoria, leia e estude sobre o assunto para ter certeza dos próximos passos. Isso certamente o manterá organizado e garantirá o resultado esperado.
Comemorar as pequenas vitórias
Ser empreendedor não é fácil. Reconheça e comemore o alcance de marcos específicos e a realização de atividades mais difíceis. Isso o manterá disposto para seguir em frente e motivado para a próxima comemoração. Pequenas vitórias ao longo do caminho darão base para uma grande vitória final.
2. Pico de produtividade
Provavelmente já reparou, que durante determinados momentos do dia, é mais produtivo. Se acordar mais tarde e trabalhar até às 2 da manhã é o que lhe traz melhores resultados, faça-o. Muitos empreendedores têm esta liberdade e flexibilidade.
Descubra qual é o seu melhor período do dia e proteja-o! Evite distrações, avalie os riscos e separe-o para trabalhar de verdade.
Não agende reuniões desnecessárias
Se durante as suas horas mais produtivas há convites para participar numa reunião, seja presencialmente, por telefone ou Skype, tente remarcá-la. A sua melhor hora deve ser utilizada para produzir. Obviamente, se for uma reunião urgente ou decisória, realize-a. Avalie e use o bom senso.
Use a regra dos dois minutos
O seu período mais produtivo é sagrado. Se há uma tarefa que pode ser executada facilmente em apenas dois minutos, faça-a imediatamente. Não desperdice o seu melhor período de trabalho com algo que é acessório.
3. Elimine distrações
Ser bombardeado por pequenas distrações ao longo do dia é comum a qualquer um. Desde mensagens no Facebook e Whatsapp que chegam a qualquer hora do dia, aos telefonemas inesperados que nos roubam o tempo e o foco.
A melhor solução é atender apenas telefonemas urgentes e a desactivação das notificações de aplicações não urgentes, sejam elas do smartphone ou do seu computador.
Se mesmo assim não consegue evitar espreitar a sua página do Facebook enquanto trabalha, e sente que o tempo voa sem produzir coisa alguma, temos uma boa notícia para si. Existem algumas aplicações que o poderão ajudar.
Rescue Time
Por muitos considerado a melhor ferramenta anti-distrações, o Rescue Time (ou resgate de tempo em tradução livre) é muito mais que isso. Para além de o ajudar a bloquear sites considerados como proibidos durante o período de trabalho, elaborará um relatório detalhado através de gráficos, que lhe permite analisar onde despendeu o seu tempo ao longo do dia.
O Rescue Time está disponível para computador, seja ele Mac, Windows ou Linux, e encontra-se igualmente acessível para Android na Google Play. A versão limitada é gratuita, e a versão premium tem um custo aproximado de 7€.
StayFocusd
Esta é uma aplicação para o navegador Google Chrome. Pode não ser a aplicação com a interface de utilização mais amigável e colorida, mas é bastante completa e eficaz no que toca ao bloqueio de conteúdo online. Ao contrário do Rescue Time, esta aplicação não cria nenhum relatório diário de como despende o seu tempo. O StayFocusd é totalmente gratuito por tempo ilimitado, e sem restrição de funcionalidades.
TimeStats
O TimeStats é uma aplicação para o Google Chrome. Permite bloqueio de sites considerados como distrativos, no entanto, ao contrário do StayFocusd, elabora estatísticas detalhadas dos sites mais visitados.
É uma alternativa gratuita ao Rescue Time, embora fique um patamar abaixo no que toca a funcionalidades avançadas e experiência do utilizador. Ainda assim, é uma excelente alternativa para quem pretende aumentar o seu processo produtivo, e simultaneamente não pretende um serviço pago.
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